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Ab 1.1.2027 nur noch elektronischPflanzenschutz-Dokumentation

Pflanzenschutz-Dokumentation: Pflichten 2026 und 2027 im Überblick

Was die Pflanzenschutz-Dokumentation seit 2026 enthalten muss, was ab 1.1.2027 elektronisch gilt, welche Formate zählen und welche Werkzeuge es gibt.

Von (PhytAI aus Eckernförde)Stand: 6 Min. Lesezeit

Rechtliche Angaben beziehen sich auf Betriebe in Deutschland; einige Länder haben eigene Regeln. Maßgeblich sind die Auskünfte des Pflanzenschutzdienstes Ihres Landes.

Das Wichtigste in Kürze

  1. Seit 1.1.2026Mehr PflichtangabenErweiterte Pflichtangaben wie EPPO-Code der Kultur, BBCH-Stadium bei zulassungsrelevanten Angaben und Georeferenz der Fläche.
  2. Bis 31.12.2026Papier noch erlaubtHandschriftliche Aufzeichnungen sind noch zulässig, wenn sie vollständig sind.
  3. Ab 1.1.2027Nur noch elektronischElektronisch und maschinenlesbar. Wer nicht direkt elektronisch aufzeichnet, muss spätestens 30 Tage nach der Anwendung umwandeln.
  • RechtsgrundlageArtikel 67 der Verordnung (EG) Nr. 1107/2009, konkretisiert durch die Durchführungsverordnung (EU) 2023/564. Die Verordnung (EU) 2025/2203 erlaubte, das elektronische Format erst ab 2027 zu verlangen; Deutschland nutzt diese Verschiebung.
  • FormatCSV, JSON oder XML sind geeignet. Ein PDF gilt nicht als maschinenlesbar.
  • AufbewahrungMindestens drei Jahre.

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Die Aufzeichnung von Pflanzenschutzmittel-Anwendungen ist seit Langem Pflicht. Neu ist die Form: Ab dem 1. Januar 2027 müssen berufliche Anwender in Deutschland ihre Anwendungen in einem elektronischen, maschinenlesbaren Format führen. Die Inhalte der Aufzeichnung wurden bereits zum 1. Januar 2026 erweitert. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was gilt, welche Formate zählen und wie sich Betriebe vorbereiten. Er verweist auf die ausführlichen Artikel zu Pflichtangaben, Auflagen, Geräten und Sachkunde.

Stand 19. Oktober 2026. Rechtliche Angaben beziehen sich auf Betriebe in Deutschland; einige Länder haben eigene Regeln. Maßgeblich sind die Auskünfte des Pflanzenschutzdienstes Ihres Landes.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht betrifft berufliche Verwender von Pflanzenschutzmitteln: landwirtschaftliche und gärtnerische Betriebe, Lohnunternehmen und andere, die Pflanzenschutzmittel beruflich anwenden. Sie gilt für Anwendungen im Freiland, im Gewächshaus, im Lager und bei der Behandlung von Saat- und Pflanzgut. Die Pflanzenschutzdienste der Länder informieren dazu in eigenen Merkblättern; die Hinweise aus Niedersachsen, Hamburg, Hessen und Nordrhein-Westfalen stimmen in den Kernpunkten überein.

Zeitplan im Überblick

ZeitpunktAnforderung
seit 1.1.2026erweiterte Pflichtinhalte nach DVO (EU) 2023/564
bis 31.12.2026Aufzeichnung handschriftlich oder elektronisch, sofern vollständig
ab 1.1.2027elektronisches, maschinenlesbares Format verpflichtend
ab 1.1.2027Umwandlung nicht elektronisch erstellter Aufzeichnungen spätestens 30 Tage nach der Anwendung
laufendAufbewahrung mindestens drei Jahre

Was heißt „maschinenlesbar“?

Maschinenlesbar bedeutet, dass die Daten strukturiert vorliegen und ein Programm sie ohne Abtippen verarbeiten kann. Die Pflanzenschutzdienste nennen strukturierte Formate wie CSV, JSON oder XML sowie digitale Schlagkarteien. Ein bestimmtes Datenschema schreiben die Länder nach ihren Hinweisen nicht vor. Am 24. September 2026 hat das Julius Kühn-Institut mit DiPAgE einen offenen Datenstandard (Version 1.0.0) veröffentlicht, den Schlagkarteien für Export und Import nutzen können.

Nicht ausreichend sind:

  • ein PDF-Dokument, auch wenn es am Computer erstellt wurde
  • ein eingescanntes oder fotografiertes Papierformular
  • Freitext ohne feste Felder

Eine Tabelle mit festen Spalten, die als CSV gespeichert wird, erfüllt die Anforderung an die Form. Entscheidend ist zusätzlich, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.

Welche Angaben gehören in die Aufzeichnung?

Die Pflichtangaben stehen ausführlich im Artikel Pflichtangaben der Pflanzenschutz-Aufzeichnung. Kurz gefasst:

  • Name der anwendenden Person
  • Art der Verwendung: Freiland, Gewächshaus, Lager oder Saatgutbehandlung
  • Datum, bei zeitlich eingeschränkter Zulassung auch die Uhrzeit
  • Mittel mit Zulassungsnummer und tatsächlich ausgebrachter Menge
  • Fläche mit Bezeichnung, Georeferenz und behandelter Größe
  • Kultur mit EPPO-Code und, wenn die Zulassung es verlangt, BBCH-Stadium

Jede behandelte Kultur ist ein eigener Eintrag; bei gestaffelten Pflanzungen zählt jeder Pflanztermin einzeln.

Fristen: unverzüglich und spätestens nach 30 Tagen

Aufzuzeichnen ist unverzüglich nach der Anwendung. Wer zunächst auf Papier oder in einem Notizbuch festhält, muss die Aufzeichnung ab 2027 spätestens 30 Tage nach der Anwendung in das elektronische Format übertragen. Das gibt Spielraum in der Saison, ersetzt aber nicht die zeitnahe Notiz: Mengen, Uhrzeit und Fläche lassen sich nach Wochen kaum noch zuverlässig rekonstruieren.

Aufbewahrung und Vorlage

Die Aufzeichnungen sind mindestens drei Jahre aufzubewahren. Die Landwirtschaftskammer NRW rechnet ab Beginn des Folgejahres: Eine Anwendung aus 2025 bleibt bis Ende 2028, gelöscht werden darf ab 2029. Vorgelegt wird auf Anfrage der zuständigen Behörde; einen automatischen Datenabruf gibt es nach den Hinweisen der Kammer nicht. Aufzeichnungen, Anwendungsbestimmungen und Nachweise zur Gerätekontrolle werden auch im Rahmen der Konditionalität geprüft.

Welche Werkzeuge gibt es?

  • Digitale Ackerschlagkarteien mit Pflanzenschutzmodul und Export
  • PSM-DOK: eine kostenlose Webanwendung, die in zehn Ländern genutzt werden kann (siehe PSM-DOK: Reicht die kostenlose Pflanzenschutz-Doku der Länder?)
  • Excel-Vorlage des Julius Kühn-Instituts, die als CSV gespeichert maschinenlesbar wird
  • DiPAgE: die kostenlose Webanwendung des Julius Kühn-Instituts, freigegeben am 24. September 2026, zusammen mit einem offenen Datenstandard (Version 1.0.0) für den Austausch mit Schlagkarteien

Mit dem Datenstandard des JKI gibt es eine bundesweit einheitliche Struktur, in der Schlagkarteien die Aufzeichnung austauschen können. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob er diesen Standard unterstützt. Welche kostenlosen Wege es insgesamt gibt, steht im Ratgeber Ackerschlagkartei kostenlos.

Welche Lösung passt, hängt vom Betrieb ab. Eine Tabelle genügt formal, wird aber bei vielen Flächen, Sätzen und Personen schnell unübersichtlich. Eine Schlagkartei verknüpft die Aufzeichnung mit Flächen, Kulturen, Lager und Nachweisen.

Vorbereitung in fünf Schritten

  1. Flächen mit Georeferenz: FLIK oder GPS-Punkt je Fläche hinterlegen. Im Gartenbau bleiben interne Namen wie „Haus 1“ zulässig, brauchen aber einen Punkt.
  2. Kulturen mit EPPO-Code: Codes für die angebauten Kulturen heraussuchen. Maßgeblich ist, wofür das Mittel zugelassen ist, etwa eine Kulturgruppe.
  3. Mittel mit Zulassungsnummer: Mittelliste des Betriebs mit Zulassungsnummern aus dem BVL-Verzeichnis anlegen.
  4. Personen: Namen der Anwenderinnen und Anwender und ihre Sachkundenachweise bereithalten.
  5. Werkzeug testen: Eine Anwendung probeweise vollständig erfassen und den Export als CSV öffnen.

Weiterführende Artikel

Zur Pflanzenschutz-Dokumentation gehören mehr als die Aufzeichnung selbst. Ausführlich im Blog:

Wie PhytAI die Aufzeichnung abbildet

PhytAI erfasst jede Anwendung mit allen Pflichtangaben und zeigt vor dem Abschluss, was noch fehlt. Mittel kommen mit Zulassungsnummer aus einem Spiegel des BVL-Registers, Notfallzulassungen nach Art. 53 aus einer täglich gepflegten Liste, Kultur und EPPO-Code aus dem Kulturzyklus, die Georeferenz aus der Fläche oder per GPS-Punkt. Auflagen wie Gewässerabstände werden für den Schlag geprüft. Korrekturen werden mit Begründung und Verlauf gespeichert. Der Export ist als CSV und JSON maschinenlesbar und im Datenstandard des JKI für DiPAgE möglich.

Grenzen: Ob eine Anwendung rechtlich zulässig war, prüft PhytAI nicht abschließend; die Verantwortung bleibt beim Betrieb. Eine Store-App mit Offline-Erfassung gibt es noch nicht, gebucht wird im Browser auf Handy, Tablet oder Rechner. Aufzeichnungen aus der Maschine übernimmt PhytAI nicht automatisch.

PhytAI kostet 59 € bis 50 ha, 179 € bis 250 ha und 419 € bis 1.000 ha pro Betrieb und Jahr inklusive Umsatzsteuer, mit allen Funktionen und beliebig vielen Nutzern; die ersten 30 Tage sind kostenlos. Fragen beantworten wir über das Kontaktformular.

Häufige Fragen

Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe? Die Aufzeichnungspflicht gilt für berufliche Verwender unabhängig von der Betriebsgröße.

Reicht eine Excel-Datei? Ja, wenn sie alle Pflichtangaben enthält und als strukturiertes Format wie CSV gespeichert werden kann.

Muss ich die Daten an eine Behörde senden? Nach den Hinweisen der Länder nicht automatisch. Die Aufzeichnungen werden auf Anfrage vorgelegt, etwa bei einer Kontrolle.

Was gilt in Österreich oder der Schweiz? Die EU-Vorgaben gelten auch in Österreich; die Landwirtschaftskammern informieren über Details. Die Schweiz führt mit digiFLUX ein eigenes Mitteilungssystem ein.

Quellen

Dieser Artikel gibt den Stand zum angegebenen Datum nach den genannten Quellen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Gesetze, Zulassungen, Bescheide und Auskünfte der zuständigen Behörden.

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