Aufbewahrungsfristen im Betrieb: Wie lange Aufzeichnungen bleiben

Aufzeichnen ist nur die halbe Pflicht. Die andere Hälfte ist die Aufbewahrung: Pflanzenschutz-Aufzeichnungen, Düngeaufzeichnungen, Lieferscheine für Wirtschaftsdünger, Arbeitszeitnachweise und Buchungsbelege müssen unterschiedlich lange verfügbar bleiben. Die Fristen stehen in verschiedenen Gesetzen, und sie beginnen nicht alle zum gleichen Zeitpunkt. Wer beim Wechsel der Software alte Daten löscht oder Papierordner zu früh entsorgt, riskiert bei einer Kontrolle Lücken. Dieser Artikel stellt die wichtigsten Fristen für Ackerbau, Gemüsebau und Baumschule zusammen.

Pflanzenschutz: mindestens drei Jahre

Artikel 67 der Verordnung (EG) Nr. 1107/2009 verpflichtet berufliche Anwender, Aufzeichnungen über die verwendeten Pflanzenschutzmittel mindestens drei Jahre aufzubewahren. Die Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen erläutert die Zählung an einem Beispiel: Eine Anwendung aus dem Jahr 2025 bleibt bis Ende 2028 verfügbar, gelöscht werden darf sie ab 2029. Die Frist läuft also für volle Kalenderjahre nach dem Jahr der Anwendung.

Seit 2026 gelten erweiterte Pflichtangaben, und ab dem 1. Januar 2027 muss die Aufzeichnung elektronisch und maschinenlesbar vorliegen. Für die Aufbewahrung bedeutet das: Die Daten sollten in einem Format liegen, das sich auch in drei Jahren noch öffnen und filtern lässt, etwa CSV oder JSON. Ein PDF allein reicht für die Pflicht zur Maschinenlesbarkeit nicht. Welche Angaben dazugehören, beschreibt der Artikel Pflanzenschutz-Aufzeichnung: Pflichtangaben.

Düngung: sieben Jahre

§ 10 der Düngeverordnung verlangt, die Düngebedarfsermittlung vor dem Aufbringen wesentlicher Nährstoffmengen aufzuzeichnen, jede Düngungsmaßnahme spätestens 14 Tage danach und die Zusammenstellung nach Anlage 5 bis zum 31. März des Folgejahres. Alle diese Aufzeichnungen sind sieben Jahre nach Ablauf des Düngejahres aufzubewahren und der Behörde auf Verlangen vorzulegen.

Sieben Jahre sind lang. Eine Düngung aus dem Jahr 2026 bleibt bis Ende 2033 relevant. In diesem Zeitraum wechseln viele Betriebe mindestens einmal Rechner, Programm oder Berater. Gerade wer jetzt von einer Software umsteigt, die eingestellt wird, sollte die Altdaten vollständig exportieren und lesbar ablegen. Wie das bei 365FarmNet geht, steht in 365FarmNet: Daten exportieren.

Wirtschaftsdünger: drei Jahre ab dem Vorgang

Wer Wirtschaftsdünger abgibt, befördert oder aufnimmt, muss nach § 3 der Verordnung über das Inverkehrbringen und Befördern von Wirtschaftsdünger (WDüngV) Aufzeichnungen führen: Name und Anschrift des Abgebers und des Empfängers, Datum, Menge in Tonnen und die Nährstoffgehalte an Stickstoff und Phosphat. Die Aufzeichnung ist innerhalb eines Monats zu erstellen; Empfänger, die den Dünger im eigenen Betrieb verwenden, haben zwei Monate Zeit. Aufbewahrt werden die Aufzeichnungen drei Jahre ab dem Datum des Vorgangs. Ergeben sich die Angaben bereits aus Geschäftsunterlagen wie Lieferscheinen, müssen keine gesonderten Aufzeichnungen erstellt werden; dann sind eben diese Unterlagen aufzubewahren.

Pflanzenpass: drei Jahre

Betriebe, die Pflanzenpässe ausstellen oder pflanzenpasspflichtige Ware handeln, sind nach der Pflanzengesundheitsverordnung (EU) 2016/2031 registriert. Sie müssen nach Angaben des Pflanzenschutzdienstes Brandenburg für jede Handelseinheit nachvollziehbar aufzeichnen, von wem sie Ware erhalten und an wen sie Ware abgegeben haben, und diese Aufzeichnungen drei Jahre aufbewahren. Das betrifft vor allem Baumschulen, Jungpflanzenbetriebe und Obstbaubetriebe mit eigener Vermehrung.

Arbeitszeit von Aushilfen: zwei Jahre

§ 17 des Mindestlohngesetzes verpflichtet Arbeitgeber in den dort genannten Fällen, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. In der Landwirtschaft betrifft das insbesondere Saisonarbeitskräfte und Minijobber.

Steuerliche Unterlagen: sechs, acht oder zehn Jahre

Für die Buchführung gilt § 147 der Abgabenordnung. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde. Rechnungen für Pflanzenschutzmittel und Dünger sind also steuerlich länger aufzubewahren als die fachliche Aufzeichnung selbst.

Übersicht der Fristen

Länderregeln, Förderprogramme, Erlaubnisbescheide und Zertifizierungssysteme wie QS-GAP oder GLOBALG.A.P. können zusätzliche oder längere Fristen vorsehen. Prüfen Sie im Zweifel den jeweiligen Bescheid oder fragen Sie Ihre Kontrollstelle.

Nachweise ohne feste Frist

Für manche Unterlagen nennt das Gesetz keine eigene Aufbewahrungsfrist, sie werden aber bei Kontrollen verlangt. Dazu gehören der Prüfbericht der Pflanzenschutzgerätekontrolle und die Bescheinigung über die Sachkunde-Fortbildung. Praktisch ist es, solche Nachweise mindestens so lange aufzuheben, wie sie gelten, und den vorherigen Nachweis bis zum nächsten zu behalten. Mehr dazu in Pflanzenschutzgeräte-Kontrolle und Sachkundenachweis und Fortbildung.

Typische Fehler

• Alte Programme werden gekündigt, ohne die Aufzeichnungen der letzten sieben Jahre vollständig zu exportieren.
• Daten liegen nur als PDF vor und lassen sich nicht mehr filtern oder auswerten.
• Die Frist wird ab dem Tag der Anwendung gezählt statt ab dem Ende des Jahres.
• Lieferscheine für Wirtschaftsdünger werden mit den Düngeaufzeichnungen vermischt und dann nach drei Jahren gemeinsam entsorgt.
• Niemand im Betrieb weiß, wo Unterlagen aus früheren Jahren liegen.

So gehen Sie im Betrieb vor

1. Bestand aufnehmen: Welche Aufzeichnungen führt der Betrieb, auf Papier und digital?
2. Frist je Unterlage festlegen: Tragen Sie für jede Art die längste geltende Frist ein.
3. Exporte sichern: Exportieren Sie Daten aus jeder Software, die Sie verlassen, in offene Formate wie CSV und bewahren Sie die Originaldateien daneben auf.
4. Ablage ordnen: Legen Sie Unterlagen nach Jahr und Art ab, damit eine Kontrolle sie schnell findet.
5. Löschen planen: Löschen Sie erst nach Ablauf der längsten Frist und dokumentieren Sie, was wann gelöscht wurde.

Aufbewahrung in PhytAI

PhytAI rechnet für jede Pflanzenschutz- und Düngeaufzeichnung das Ende der Aufbewahrung aus und gibt es im Export als Spalte „Aufbewahren bis“ aus: drei volle Kalenderjahre für Pflanzenschutz, sieben für Düngung. Aufzeichnungen zur Pflanzengesundheit werden mit drei Jahren geführt. Exporte liegen als CSV und JSON vor. Soll ein Betrieb gelöscht werden, verlangt PhytAI vorher einen aktuellen Export, damit Unterlagen mit laufender Aufbewahrungspflicht nicht verloren gehen. Die Steuerunterlagen bleiben in Ihrer Buchhaltung.

Häufige Fragen

Reicht es, die Daten beim alten Anbieter liegen zu lassen? Nur solange der Anbieter sie bereitstellt. Wird ein Dienst eingestellt, sollten Sie vorher exportieren und selbst aufbewahren.

Darf ich Papieraufzeichnungen einscannen und entsorgen? Für Pflanzenschutz und Düngung kommt es darauf an, dass die Aufzeichnungen vollständig und lesbar vorgelegt werden können. Für steuerliche Unterlagen gelten eigene Anforderungen an die Digitalisierung; fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Gilt die siebenjährige Frist auch für kleine Betriebe? Die Frist gilt für Aufzeichnungen, die nach § 10 DüV geführt werden müssen. Betriebe, die unter die Ausnahmen von § 10 Absatz 3 fallen, müssen diese Aufzeichnungen nicht führen.

Quellen

• Bundesministerium der Justiz: § 10 Düngeverordnung, abgerufen am 17.09.2026
• Bundesministerium der Justiz: § 3 WDüngV, abgerufen am 17.09.2026
• Bundesministerium der Justiz: § 147 Abgabenordnung, abgerufen am 17.09.2026
• Bundesministerium der Justiz: § 17 Mindestlohngesetz, abgerufen am 17.09.2026
• Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen: Dokumentationspflicht von Pflanzenschutzmittel-Anwendungen, abgerufen am 15.09.2026
• Pflanzenschutzdienst Brandenburg (ISIP): Registrierung von Unternehmern, abgerufen am 17.09.2026