Betriebskontrolle: Checkliste der Unterlagen für Acker- und Gartenbau
Checkliste für Kontrollen nach Konditionalität und Fachrecht: Pflanzenschutz, Düngung, Geräte, Sachkunde, Pflanzenpass und Aufbewahrungsfristen.
Das Wichtigste in Kürze
- Pflanzenschutz: Aufzeichnungen mit allen Pflichtangaben, ab 2027 elektronisch; Sachkundenachweise mit Fortbildung; Plaketten und Prüfberichte der Geräte.
- Düngung: Düngebedarfsermittlungen, Aufzeichnungen jeder Düngung, Zusammenstellung nach Anlage 5, Bodenuntersuchungen, Lieferscheine für Wirtschaftsdünger.
- Fristen: Pflanzenschutz-Aufzeichnungen mindestens drei Jahre, Düngeaufzeichnungen sieben Jahre, Pflanzenpass-Aufzeichnungen drei Jahre.
- Kleinbetriebe: Für Betriebe unter 10 Hektar gibt es seit 2025 keine Kontrollen und Sanktionen im Rahmen der Konditionalität; das Fachrecht gilt weiter.
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Eine Kontrolle kündigt sich oft nur kurz vorher an. Wer die wichtigsten Unterlagen geordnet an einem Ort hat, spart Stress und vermeidet Beanstandungen, die nur an fehlenden Belegen liegen. Diese Checkliste fasst zusammen, welche Unterlagen landwirtschaftliche und gärtnerische Betriebe in Deutschland typischerweise bereithalten sollten, und nennt die Aufbewahrungsfristen.
Die Checkliste ersetzt keine Beratung. Je nach Land, Betriebszweig, Förderprogramm und Zertifizierung kommen weitere Anforderungen hinzu.
Was bei Konditionalitätskontrollen geprüft wird
Die Konditionalität verknüpft die Direktzahlungen mit Grundanforderungen an die Betriebsführung (GAB) und Standards für den guten landwirtschaftlichen und ökologischen Zustand (GLÖZ). Beim Pflanzenschutz werden laut der Informationsbroschüre der Landwirtschaftskammer NRW bei Vor-Ort-Kontrollen unter anderem geprüft:
- die Aufzeichnungen über Pflanzenschutzmittel-Anwendungen
- die sachgerechte Anwendung und die Anwendungsbestimmungen
- die Nachweise zur Gerätekontrolle
Hinzu kommen je nach Betrieb Anforderungen aus der Nitratrichtlinie, also der Düngeverordnung, sowie GLÖZ-Standards wie Fruchtwechsel und Mindestbodenbedeckung.
Checkliste Pflanzenschutz
| Unterlage | Hinweis | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Aufzeichnungen der Anwendungen | alle Pflichtangaben, ab 1.1.2027 elektronisch und maschinenlesbar | mindestens drei Jahre |
| Sachkundenachweise aller anwendenden Personen | mit Bescheinigung der letzten Fortbildung | solange gültig |
| Prüfplaketten und Prüfberichte der Geräte | Plakette am Gerät, Bericht im Ordner | bis zur nächsten Prüfung, besser länger |
| Rechnungen neuer Geräte | belegen das Kaufdatum | bis zur ersten Prüfung |
| Lagerbestand der Pflanzenschutzmittel | Zugänge und Abgänge | betriebliche Empfehlung |
Die Pflichtangaben erklärt der Artikel Pflanzenschutz-Aufzeichnung: Pflichtangaben, die Gerätekontrolle der Artikel Pflanzenschutzgeräte-Kontrolle und die Fortbildung der Artikel Sachkundenachweis Pflanzenschutz.
Checkliste Düngung
| Unterlage | Hinweis | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Düngebedarfsermittlungen für N und P | vor der Düngung erstellt | sieben Jahre |
| Aufzeichnungen jeder Düngungsmaßnahme | spätestens 14 Tage nach der Maßnahme | sieben Jahre |
| Zusammenstellung nach Anlage 5 DüV | bis 31. März des Folgejahres | sieben Jahre |
| Bodenuntersuchungen | Phosphat mindestens alle sechs Jahre je Schlag ab 1 ha | solange sie verwendet werden |
| Lieferscheine und Nachweise für Wirtschaftsdünger | bei Abgabe und Aufnahme | nach Landesrecht |
Wie die Bedarfsermittlung aufgebaut ist, erklärt der Artikel Düngebedarfsermittlung nach DüV. Die Stoffstrombilanz ist seit Juli 2025 nicht mehr vorgeschrieben.
Checkliste Baumschule und Jungpflanzen
Registrierte Unternehmer, die Pflanzenpässe ausstellen oder pflanzenpasspflichtige Ware verbringen, führen nach der EU-Pflanzengesundheitsverordnung (EU) 2016/2031 Aufzeichnungen je Handelseinheit: von wem die Ware geliefert wurde und an wen sie ausgeliefert wurde. Diese Aufzeichnungen sind drei Jahre aufzubewahren.
Weitere Unterlagen je nach Betrieb
- Beregnung: wasserrechtliche Erlaubnis, Zählerstände und Jahresmengen der Entnahme
- Öko-Betriebe: Nachweise über zugekaufte Betriebsmittel und verkaufte Erzeugnisse, Zertifikate der Lieferanten
- QS-GAP und GLOBALG.A.P.: Wartungsnachweise, Risikobewertungen und Wasseranalysen je nach Standard
- GLÖZ: Anbauplanung und Nachweise zu Zwischenfrüchten und Bodenbedeckung
- Unterweisungen: Nachweise über Arbeitsschutz- und Pflanzenschutzunterweisungen der Mitarbeitenden
Wie eine Kontrolle typischerweise abläuft
Kontrollen im Rahmen der Konditionalität werden von den zuständigen Stellen der Länder durchgeführt, bei Fachrechtskontrollen etwa vom Pflanzenschutzdienst oder der Düngebehörde. Häufig werden Unterlagen für bestimmte Jahre oder Flächen angefordert, und die Prüferin oder der Prüfer gleicht sie mit dem Bestand vor Ort ab: Passt das Mittel im Lager zu den Aufzeichnungen? Trägt das Gerät eine gültige Plakette? Liegen für die genannten Anwenderinnen und Anwender Sachkundenachweise vor? Stimmen die aufgezeichneten Düngermengen mit der Düngebedarfsermittlung überein? Wer diese Fragen mit wenigen Griffen beantworten kann, verkürzt die Kontrolle deutlich. Hilfreich ist, wenn eine Person im Betrieb die Unterlagen kennt und bei der Kontrolle anwesend ist, auch wenn die Betriebsleitung gerade auf dem Feld ist. Legen Sie dafür eine kurze Übersicht an, wo welche Unterlagen liegen und wer Zugriff auf die Software hat.
Die häufigsten Lücken
Aus den Pflichten lassen sich typische Lücken ableiten, die bei einer Kontrolle auffallen können:
- Aufzeichnungen ohne Georeferenz oder ohne EPPO-Code, obwohl sie seit 2026 Pflicht sind
- Düngebedarfsermittlung erst nach der ersten Düngung erstellt
- Fortbildung einer anwendenden Person im laufenden Dreijahreszeitraum fehlt
- Plakette eines selten genutzten Geräts abgelaufen
- Zusammenstellung nach Anlage 5 für das Vorjahr nicht erstellt
Ordnung schaffen: So geht es schneller
- Ein Ort für alles: Ein Ordner oder eine Software, in der Aufzeichnungen und Nachweise zusammenliegen.
- Nach Jahren sortieren: Kontrollen fragen meist nach bestimmten Jahren.
- Fristen im Blick: Plaketten, Fortbildungen und Wartungen mit Erinnerung vor Ablauf.
- Korrekturen nachvollziehbar: Geänderte Einträge mit Datum und Grund, nicht überschreiben.
- Export bereithalten: Aufzeichnungen, die auf Verlangen vorgelegt werden, sollten schnell als Datei vorliegen.
Wie PhytAI bei Kontrollen hilft
PhytAI bündelt Pflanzenschutz- und Düngeaufzeichnungen, Düngebedarfsermittlungen, Nachweise zu Geräten, Sachkunde, Wartung, Wasserentnahme und Zertifikaten in einem Betrieb. Fällige Nachweise erscheinen in der Übersicht, Korrekturen werden mit Verlauf gespeichert, und die Schlagkartei je Fläche und Jahr lässt sich drucken oder als Datei exportieren. Ob ein Betrieb alle Anforderungen erfüllt, bewertet PhytAI nicht; die Unterlagen liegen aber vollständig und geordnet vor.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Pflanzenschutz-Aufzeichnungen aufbewahren? Mindestens drei Jahre. Die Landwirtschaftskammer NRW rechnet ab Beginn des Folgejahres.
Muss ich Unterlagen auf Papier vorlegen? Die Aufzeichnungen werden auf Anfrage vorgelegt. Pflanzenschutz-Aufzeichnungen müssen ab 2027 elektronisch geführt werden; ein Ausdruck kann bei der Kontrolle trotzdem hilfreich sein.
Gilt die Befreiung für Kleinbetriebe auch für das Fachrecht? Nein. Die Befreiung betrifft Kontrollen und Sanktionen der Konditionalität. Pflichten aus Pflanzenschutzgesetz und Düngeverordnung gelten weiter.
Quellen
- Landwirtschaftskammer NRW: Informationen über die einzuhaltenden Verpflichtungen der Konditionalität 2026, abgerufen am 13.09.2026
- Bundesministerium der Justiz: § 10 DüV – Aufzeichnungen, abgerufen am 16.09.2026
- Landwirtschaftskammer NRW: Dokumentationspflicht von Pflanzenschutzmittel-Anwendungen (Baumschule), abgerufen am 13.09.2026
- ISIP Brandenburg: Registrierung von Unternehmern, abgerufen am 13.09.2026
- Pflanzenschutzdienst Niedersachsen: Pflanzenschutz-Gerätekontrolle in Niedersachsen, 08.07.2026, abgerufen am 16.09.2026
- BMLEH: Stoffstrombilanzverordnung ist Geschichte, 07.07.2025, abgerufen am 16.09.2026
Dieser Artikel gibt den Stand zum angegebenen Datum nach den genannten Quellen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Gesetze, Zulassungen, Bescheide und Auskünfte der zuständigen Behörden.